（2022年7月8日第一届理事会第二次会议审议通过）

第一条 为规范北京国家开放大学教育基金会（以下简称基金会）档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》《会计档案管理办法》及国家开放大学（以下简称学校）档案管理相关规定制定本办法。

第二条 基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料三类。其中：

（一） 文书档案，长期保持，其归档范围包括：

1. 上级、主管部门下发的工作文件。

2. 上报工作计划、总结、请示及其批复。

3. 会议文件、纪要、决定等。

4. 规章制度、通告通报等。

（二） 项目档案，长期保持，其归档范围包括：

1. 与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件。

2. 与基金会签订的捐赠协议、捐赠意向等。

3. 项目申报材料、过程材料、结项材料等。

（三） 会计档案，永久保存，其归档范围包括：

1. 会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料。

2. 预算、决算报表、年度统计报表。

3. 年检报告、审计报告、其它财务报告。

4. 专项基金、捐赠情况统计表等统计报表。

5. 会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册等。

第三条 基金会秘书处承担文书档案、项目档案管理，并指定专业财会人员承担会计档案管理。

第四条 基金会各部门应于每年3月底前完成对上一年度各类档案资料的分别立卷、分类成册。

第五条 基金会档案材料的立卷要求：

（一） 遵循文件材料的形成规律，使用简明的“案卷类目”，并配以立卷年份以便调阅。

（二） 保持卷内文件的有序联系和有序排列。

1. 密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前，附件在后。

2. 会计凭证类按会计凭证编号先后次序立卷。

3. 会计账簿类、财务报告类等按年度立卷。

（三） 卷内文件材料应按顺序依次、逐页编排页码。双面打印的文件材料，正反两页都需编排页码。

（四） 卷内须置该卷文件目录，包括编号、文件名称、页码等文件检索要素。文件目录须在卷首。

（五） 卷内文件应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第六条 基金会档案材料的保管、移交和销毁应：

（一） 做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。

（二） 保持档案的卫生、整洁，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损。

（三） 基金会档案材料不得无故借出或携带出校。

（四） 非基金会人员调阅档案须提供正式文件或证明材料并经基金会审批通过方可施行：

1. 调阅、摘抄、复印文书档案和项目档案的，由秘书长审批。

2. 调阅、摘抄、复印会计档案的，由理事长审批或理事长授权人审批。

（五） 各类档案的调阅、摘抄、复印均需由秘书长指定的基金会人员陪同。调阅、摘抄、复印档案材料人员须做到:

1. 严格遵守保密纪律。

2. 不得擅自向他人传播档案内容。

3. 不得翻阅、摘抄、复制与调阅内容无关的材料。

（六） 基金会档案材料移交时，须由承办人与接办人妥善做好交接，由秘书长（或秘书长指定基金会工作人员）监交。

（七） 基金会档案材料销毁时，须经理事长批准后按学校档案管理规定执行，由秘书长（或秘书长指定基金会工作人员）监销。

第七条 基金会档案材料管理人员应做到：

（一） 了解所负责的工作业务，掌握归档范围。

（二） 做好日常档案收集，妥善保管应归档材料。

（三） 完成年度立卷，于每年3月前归档完毕。

（四） 做好档案的日常保管、登记调阅等工作。

第八条 基金会工作活动中形成的其他有保存价值的文件材料，也可按照本办法规定，立卷归档。

第九条 学校各项目执行方，应参照本办法对本部门（机构）负责实施之捐赠项目所涉及的各类文书档案、项目档案、会计档案进行保存保管。

第十条 本办法由2022年7月8日基金会第一届理事会第二会议审议通过，自发布之日起试行。由基金会秘书处负责解释。